天辰建设-个人资证管理系统：湖南天辰人员资证管理系统实践

企业简介

湖南天辰建设有限责任公司成立于1995年，是中国通服湖南公司下属的具有独立法人资格的专业子公司，2021年实现收入7.35亿元。公司业务遍布全国16个省份，并在多个省份设立了常驻分支机构。作为省内领先的信息化领域主导企业，在通信工程、建筑智能化工程、IT系统集成、建筑装饰工程、信息化建设等专业领域上积累了强大的产融资源，从项目策划、实施、交付、运营全过程提供"一站式"专业服务。  

项目背景

天辰公司人员持证信息在开发之前情况，主要是依托人力资源部组织培训，并通过Excel登记证书信息。业务部门需要使用证书，通过申请，手工做表并签字走流程，流程繁琐且耗时长。同时公司对人员持证情况的实时数据掌握不及时，不能实时人员持证情况。
 
对于公司层面来说，管理层面难以做到信息的及时统计，且在关键性的节点缺少信息化管理，信息流失。根据以上情况，我们对人员持证信息的信息化、系统化管理必须进行。在研发能力还不完善的情况下，依据Workfine零代码开发平台，研发天辰公司的人员资质管理系统，做一个对证书管理、投标有帮助且简单易实现的管理系统。是我们使用workfine的最直接原因。
 

解决方案

从workfine1.0版本之初，我们就选用workfine平台，其主要是根据公司暂不具备完善的开发能力，且workfine平台能具备我们需要快速开发的功能。所以自从2017年以来，我们一直应用workfine平台进行业务的快速开发。
 
人员资证管理系统，是根据天辰公司实际生产流程，并依据系统强大能力，借助信息化管理手段，实现人力资证管理有效完整的全流程信息化管理。
 
其应用架构图如下： 其系统主要开发目地：

• 内部电子化流程：

电子化流程节约人力成本，由原来的各证书使用部门书面申请，主管确认，改成线上核实确认。节约时间、减少大量的人力成本支出。

• 自动化的统计：

各种报表的统计可实时反映全公司人员各类证书的持证情况，并可根据需求，及时响应生成新的统计报表。在操作上，解决数据的收集难、耗时长、不齐全、等问题。

• 单据留底：

在系统中，我们为每次证书使用数据进行留存，为方便以后出现问题或存在纠分时进行查找，减少管控风险。
 
 

应用场景

场景一：证书查询

方便查询，实时反映全公司人员各类证书的持证情况。公司各部门可以实时掌握公司员工的各类证书持证情况，列如：一级建造师数量，明细，注册时间，到期时间等等。

电脑端界面：

场景二：证书使用审批

根据实际情况，证书使用审批流程实现电子化，所有内部审批单据，从证书申请到完成审批，全程电子化操作。

使用前：通过EXCEL表打印出来签字走流程

使用后：通过系统审批，节约大量时间  

场景三：各类证书继续教育预警

使用前：手工台帐，人工判断证书是否到期，是否需要继续教育，繁琐且耗时间。

使用后：根据系统自动预警，速度快且准确，节约了人力。

电脑端界面：

场景四：考证管理和培训管理挂钩

培训需求，转化为考证需求，根据考试结果奖惩。
 
使用前：
分公司通过EXCEL表打印出来签字走流程,考试需求及培训结果人工输入到EXCEL表格，其他部门需要找人力资源部查询证书情况及培训结果。
 
使用后：
培训审批及培训结果都在workfine中体现，系统自动统计考证奖惩信息，供工资台席人员作为发放工资依据，其他部门通过workfine查询培训结果，及证书情况。
 
业务系统图： 电脑端界面：  

总结与展望

湖南天辰建设有限责任公司借助Workfine零代码数字化管理平台进行人员资证管理，发现相较于之前的管控方式，零代码平台的优势非常大，通过系统可进行多维度管控，使得使用部门节约了大量的人力和时间，方便领导及业务部门实时查看数据，同时也对workfine平台寄托美好的展望，通过平台开发出更先进、更方便的系统。